Utskriftsvennlig versjon

Oppgåvefordeling mellom arkivpersonale,arkivleiar og sakshandsamarar

Arkivtenesta har ansvar for å;

  • motta, opna, sortera, stempla, scanna, journalføra og arkivera all inngåande post.
  • oppretta nye arkivsaker i samband med journalføring.
  • kvalitetsikra at sakshandsamar si registrering er korrekt i utgåande post.
  • kontrollera forfallslister og senda restanselister 4 gonger i året.
  • kvalitetsikra arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringar, samt fysisk arkiv.
  • syta for utlån frå arkiv.
  • arkivera.
  • journalføra eigenproduserte dokument.
  • Frankera og senda utgåande post.

Leiar har ansvar for å;

  • gjennomgå og fordela post til rett sakshandsamar.
  • gjennomføra offentleghetsvurdering.
  • sjå til at restanselister vert følgde opp.
  • bidra til at krava til dokumentasjon av handsaming vert ivareteken.

Sakshandsamar har ansvar for å;

  • Levera personleg adressert post , anten det er papirdokument, telefaks, eller e-post , til sentralarkiv for journalføring.
  • Ha oversikt over kva saker som er til handsaming ved hjelp av saksbehandlingssystemet WebSak.
  • Kontrollera at riktig offentleghetsvurdering er gjort.
  • All dokumentproduksjon i WebSak.
  • Avskriva inngående og interne dokument som er handsama.
  • Levera 2 fysiske kopiar til sentralarkivet av alle utgåande dokument.
  • Å leggja utgåande brev i konvolutt og levera dei til sentralarkiv for frankering og utsending. Einingar som ikkje er knytt til sentralarkivet ma ta ut arkiveksemplar og kopi til kopibok og arkivera dette samt senda ut brevet sjølv.
  • Be om avslutning av arkivsaker etter kvart som dei er ferdighandsama (merka dei med ØA i websak).
Laster...