Samnanger Kommune

Arkivplan for Samnanger kommune

Alle offentlege organ er pålagt å ha ein arkivplan, jf. arkivforskriften § 4. Riksarkivarens forskrift § 1-1 beskriv minstekravet til kva ein arkivplan skal innehalde.

Arkivplanen gjev bindande retningsliner for behandling av all informasjon og dokumentasjon i kommunen. Arkivlova med forskrifter ligg til grunn for retningslinene.

Arkivplanen skal sikre at Samnanger kommune ivaretar arkivansvaret sitt etter arkivlova § 6:
"Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid."

Oppdatering av arkivplanen

Oppdatering av arkivplanen skal skje når:

rutiner vert endra og nye rutiner vert etablert
ei kommunal eining opprettar eit nytt arkiv eller arkivdel
ei kommunal eining tar i bruk eit nytt datasystem for lagring av informasjon
kommunale einingar blir lagt ned eller oppretta
det blir oppretta eller lagt ned styre eller utval
det blir tatt i bruk ny arkivnøkkel
det blir gjort vesentlege endringar i kommunen sitt delegasjonsreglement
kommunale oppgåver blir overført til verksemder utanfor kommunen

Fagansvarleg arkiv avgjer om det er behov for oppdatering av arkivplanen når:

det bli tatt i bruk ny versjon av arkivnøkkel
det bli tatt i bruk nye verktøy eller nye versjonar av datasystem for lagring av dokumentasjon

Fagansvarleg skal ha melding om alle endringar med moglege følgjer for arkivet, i god tid før dei blir sett i verk, og har rett til å uttale seg om dei følgjene dei kan få for arkivet.