Arkivplan.no
Utskriftsvennlig versjon

Oppgåvefordeling mellom arkivpersonale og sakshandsamarar og leiarar

Arkivtenesta/ Sørvissenteret har ansvar for å

  • at all arkivverdig papirpost vert opna, sortert, stempla, journalført og skanna inn i rett fagsystem/ arkivsystem.
  • opprette nye arkivsaker i samband med journalføring.
  • kvalitetsikre registreringar i Acos Websak som er gjort av sakshandsamarar
  • kontrollere restanselister og sende desse vidare til leiarane for oppfølging.
  • kvalitetsikre arkiv og journalbasen gjennom kontroll av alle registreringar.
  • jorunalføra eigenproduserte dokument.
  • handtere utlån frå eldre papirarkiv.
  • arkivere.
  • deponere til IKAH. Både papirarkiv og elektroniske arkiv.

 

Sakshandamar har ansvar for å

  • journalføre personleg adressert papirpost, SMS, e-postar etc. i rett fagsystem.
  • ha oversikt over kva saker som er til handsaming ved hjelp av sak-arkivsystemet Acos Websak/ fagsystem.
  • kontrollera at dokument er gradert med riktig paragraf jf. offentleglova dersom dokumentet inneheld informasjon som bør skjermast for offentleg innsyn.
  • produsera alle dokument i eit passande fagsystem eller sak-arkivsystem.
  • gje melding til merkantilt tilsette i eininga/ Sørvissenteret om arkivsaker som kan avsluttast etter kvart som sakene er ferdighandsama. I alle fagsystem. 

 

Leiar har ansvar for å

  • gjennomgå og fordela post til rett sakshandsamar der dette ikkje er gjort.
  • hjelpa sakshandamarar med å vurdera om dokument treng å graderast jf. offentleglova.
  • sjå til at restanselister vert følgde opp.
  • bidra til at krava til dokumentasjon av sakshandaming vert ivareteken.
Laster...