Kommunen er etter §18 arkivforskrifta forplikta til å avlevere eldre og avslutta arkiv til arkivdepot. Samnanger kommune har arkivdepot hos Interkommunalt arkiv i Hordaland. Samnanger har avtalar med IKAH og det er laga planar for framtidig deponering. 

Sjå meir om Depotordning og oppgåver i eit depot her

Einingsleiarar i kommunen som fungerer som eigne arkivskaparar, er delegert det daglege ansvaret for dokumentasjonsforvaltning i si eining. Dette inneber ansvar for den daglege kontrollen i eigne system, og at rutiner for dokumentasjonsforvaltning i eininga vert følgt. Ved avvik skal leiar rapportere til leiarsørvissenter. Leiar har plikt til å bruke dei verktøy og system som kommunen har innført, og skal sørgje for at tilsette i eigen eining også gjer det. 

Leiarane skal utarbeida rutiner i fellesskap med sørvissenteret, for å sikre at kommunen føl lovkrava som er satt for bevaring av dokumentasjon av dei ulike funksjonane som organisasjonen utfører. Leiar sørvissenter har mynde til å føra tilsyn, kontroll og rettleiing ved dette arbeidet, og setje krav og rettleiing i tråd med gjeldane lov og forskrifter. Einingsleiar har ansvar for å kontrollere rutinene for eininga i fellesskap med leiarsørvissenter. Avvik skal rapporterast til næraste administrativ leiar og rådmann.

Osterøy kommune er vertskommune for IKT Nordhordland (IKTNH), og har difor arkivansvar jfr. kap. 20 i kommunelova. IKTNH skal følgje same rutiner og retningslinjer som andre einingar i Osterøy.
IKTNH har ansvar for kommunen sine IKT tenester og rapporter til rådmann og rådmannsgruppa. 

Ved oppretting av Interkommunale selskap og kommunale foretak skal rådmann sørgje for at dokumentasjon vert løyst på ein god måte. Dokumentasjonskrava skal tydleggjerast  i avtalen mellom kommunen og selskapet. I avtalen skal det gå fram kvar arkivet skal deponerast.