Arkivplan.no
Utskriftsvennlig versjon

Bruk og oppdatering av arkivplan

Offentlege organ skal til ei kvar tid ha ein ajourført arkivplan som viser kva arkivet omfatar og korleis det er organisert (Riksarkivarens forskrift §1-1). I Samnanger kommune er dette ansvaret delegert til arkivleiar/ leiar Sørvissenter.
Arkivplanen skal også vise kva instruksar/ rutinar, reglar, planar m.m. som gjeld for arkivarbeidet i organet. Rutinar som gjeld dei enkelte einingane skal utarbeidast av einingane sjølve med arkivleiar som rådgjevar. Det er viktig at einingane får eit bevist forhald til innhaldet i dei ulike rutinene. 

Arkivplanen gjev bindande retningsliner for behandling av all informasjon og dokumentasjon i kommunen. Arkivlova med forskrift ligg til grunn for retningslinene, og er ein del av kommunen sitt internkontrollsystem (Forskrift om offentlege arkiv §4).

Arkivplanen skal sikre at Samnanger kommune ivaretar arkivansvaret i tråd med arkivlova §6:
«Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.»
 
 

Oppdatering av arkivplanen skal skje når:

  • Det vert gjort ei omfattande omorganisering i kommunen.   
  • Eit tenesteområde får oppretta ein ny arkivdel.
  • Det blir teke i bruk ny arkivnøkkel.
  • Eit tenesteområde tar i bruk eit nytt dataverktøy for lagring av informasjon.
  • Tenesteområde, styre eller utval vert lagt ned eller nye vert oppretta. 
  • Det vert gjort vesentlege endringar i kommunen sitt delegeringsreglement.
  • Kommunale oppgåver vert overført til verksemder utanfor kommunen.

Arkivleiar skal ha melding om alle endringar som kan ha følgjer for arkivet i god tid før dei vert sett i verk. Arkivleiar har rett til å uttale seg om desse endringane og kva følgjer desse kan få for arkivet.

Alle brukarar har ansvar for å gje tilbakemelding på den informasjonen som er i arkivplanen.

Om registrerte opplysningar ikkje er korrekte eller endringar er gjort, skal arkivleiar kontaktast. via e-post: postmottak@samnanger.kommune.no

 
Laster...